Emails sind schnell verschickt - vor allem Rechnungen sind auf diesem Weg einfach versendet. Kein Porto, keine Suche nach einem Briefkasten. Ich versende die meisten meiner Rechnungen ebenfalls papierlos per Email.
Aber: Beim Versand, Empfang und bei der Aufbewahrung digitaler Rechnungen sind gesetzliche Richtlinien zu beachten. Mit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 und einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen von 2012 hat der Gesetzgeber die Behandlung von digitalen und analogen Rechnungen angeblichen.
Papierrechnungen und elektronische Rechnungen sind also gleichgestellt. Was gilt es zu beachten?!Der Versand per Email darf nur mit der Einwilligung des Empfängers geschehen. Sie müssen immer elektronisch verarbeitet werden. Und: Sie müssen elektronisch aufbewahrt werden - wichtig: Ein Onlinezugriff muss jederzeit gewährleistet sein.
Wie lange sind E-Mails aufzubewahren?
Wer seine Rechnungen per E-Mail versendet, ist nach den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" verpflichtet.
Grundsätzlich gilt, dass alle Geschäftsunterlagen, die für die Besteuerung relevant sind, zwischen 6 und 10 Jahren aufbewahrt werden müssen (§ 257 HGB, § 147 AO). Diese Verpflichtung bezieht sich nicht nur auf analoge Geschäftsbriefe, sondern auch auf digital versandte bzw. empfangene Korrespondenz, die ein Handelsgeschäft bzw. Geschäftsvorfall betreffen. Analoge wie auch digitale Handels- bzw. Geschäftsbriefe sind demnach 6 Jahre aufzubewahren. Eine E-Mail ohne steuerlich relevanten Inhalt, die im Anhang eine Rechnung im PDF-Format enthält, muss nicht aufbewahrt werden, sie ist lediglich als Briefumschlag anzusehen. Jedoch die beigefügte Rechnung muss aufbewahrt werden. Eine E-Mail, deren Inhalt eine Rechnung darstellt, ist dagegen 10 Jahre aufzubewahren.Wichtig: Digitale Rechnungen unbedingt so aufbewahren, dass ihr Inhalt nicht veränderbar ist. Ansonsten ist man verpflichtet über etwaige Änderungen ein Protokoll zu führen (BMF 14.11.2014, Az. IV A 4 - S 0316/13/10003).
