Der Keller ist voll, die Abstellkammer schon lange - die Ordner werden immer mehr, die Aktenberge größer. Was kann eigentlich wann entsorgt werden? Diese Fragen stellen mir meine Kunden immer wieder: der Platz ist begrenzt. Das kann doch weg, oder?!
Achtung: Geschäftsunterlagen müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Man unterscheidet dabei Fristen von a) sechs Jahren und b) zehn Jahren.
Sechs Jahre: diese Aufbewahrungsfrist besteht für alle Handels- und Geschäftsbriefe, die empfangenen und Kopien der versandten, sowie für steuerlich relevante Unterlagen.
Zehn Jahre: diese Frist gilt für Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen etc. Die Einzelheiten sind gesetzlich in § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO und § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB sowie § 14 b Abs. 1 UStG. geregelt.
Zusätzlich gibt es Ausnahmen und branchenspezifischen Vorschriften!
Wichtig: bevor der Reißwolf aktiviert wird, sollten Aktenvernichtungen unbedingt mit dem Steuerberater oder dem Finanzamt besprochen werden. So werden bei einer späteren Betriebsprüfung böse Überraschungen vermieden....!
Weitere Informationen findet man übersichtlich auf der Seite der Handelskammer
